Art. 1 Exercice comptable
L’exercice comptable s'étend du 1er janvier au 31 décembre.

Art. 2 Droit de signature
¹ Sont autorisés à signer au nom de l'association dans le cadre des règlements :

a.

A deux, la coprésidence ;

b.

Un membre de la coprésidence et un membre du secrétariat général à deux.

² En outre, le Comité directeur peut déléguer le droit de signature à une autre personne interne au Comité directeur, conformément à l'article 5, paragraphe 4 du Règlement du Comité directeur.

Art. 3 Compétence budgétaire
¹ Le Comité exécutif est habilité à engager des dépenses dans le cadre du budget. Il peut déléguer cette compétence. Le budget est une valeur indicative. Tout écart doit être justifié dans le cadre du rapport sur les comptes annuels.
² Le Comité exécutif est responsable de l'utilisation correcte et du respect des différents postes budgétaires.

Art. 4 Approbation du budget
¹ Le Comité de l'UNES demande l'approbation du budget à l'Assemblée des délégué·e·s.
² Une adaptation du budget peut être décidée lors de chaque Assemblée des délégué·e·s.

Art. 5 Budget
¹ La planification financière de l'UNES se fait sous la forme d'un budget annuel qui se subdivise en postes comptables.
² Il comprend tous les produits et charges prévus de l'UNES pour la période d'exercice.

Art. 6 Compétence budgétaire
¹ Le Comité exécutif est habilité à engager des dépenses dans le cadre du budget. Il peut déléguer cette compétence. Le budget est une valeur indicative. Tout écart doit être justifié dans le cadre du rapport sur les comptes annuels.
² Le Comité exécutif est responsable de l'utilisation correcte et du respect des différents postes budgétaires.

Art. 7 Approbation du budget
¹ Le Comité exécutif demande l'approbation du budget à l'Assemblée des délégué·e·s.
² Une adaptation du budget peut être décidée lors de chaque Assemblée des délégué·e·s.

Art. 8 Définition
Les fonds ont pour vocation de fournir des ressources financières dans un but spécifique.

Art. 9 Création et suppression
¹ Les fonds sont créés et supprimés par l'Assemblée des délégué·e·s.
² L'Assemblée des délégué·e·s peut dissoudre des fonds. Elle peut désigner, dans les dispositions spécifiques à chaque fonds, d'autres organes qui peuvent aussi décider d'une dissolution.

Art. 10 Dispositions spécifiques
L'Assemblée des délégué·e·s édicte des dispositions spécifiques pour chaque fonds. Celles-ci règlent au moins les points suivants :

a.

le but de l’utilisation ;

b.

les organes habilités à présenter des demandes.

Art. 11 Budgétisation
¹ Les créations de fonds existants doivent être intégrées au budget et approuvées séparément.
² Pour les fonds nouvellement créés, une dotation initiale pour le fonds doit être définie dans la demande.

Art. 12 Principes
¹ Les crédits supplémentaires couvrent des dépenses imprévues et non inscrites au budget ordinaire.
² Les crédits supplémentaires ne peuvent pas être utilisés pour supprimer du budget des recettes et des dépenses approuvées par l'Assemblée des délégué·e·s. Des réductions supplémentaires de dépenses ou de recettes sont toutefois autorisées.
³ Il n'est pas possible de demander des crédits supplémentaires pour légitimer a posteriori des dépenses déjà effectués.

Art. 13 Définition
¹ L'Assemblée des délégué·e·s fixe, en même temps qu'elle approuve le budget, le montant maximal des crédits additionnels pour l'exercice suivant.
² Le montant fixé doit représenter entre 1% et 5% des charges budgétées de manière ordinaire.

Art. 14 Incorporation au budget
Les montants alloués à titre exceptionnel sont inscrits au budget dans le centre de coûts correspondant et identifiés.

Art. 15 Organes habilités
¹ Le Comité exécutif peut accorder des crédits supplémentaires jusqu'à un maximum de CHF 1'500.00 de dépenses à chaque fois.
² Le Conseil des sections peut accorder des crédits supplémentaires pour un montant maximal de CHF 5'000.
³ Le Comité exécutif informe le Conseil des sections et la Commission des finances de tous les crédits supplémentaires qu'il a approuvés.

Art. 16 Employé·e·s
Les collaborateur·trice·s de l'UNES sont rémunéré·e·s conformément aux dispositions du Règlement sur l’embauche.

Art. 17 Comité exécutif
¹ Les membres du Comité exécutif sont indemnisés pour leur travail. Le montant de l'indemnité est fixé par l'Assemblée des délégué·e·s.
² Les membres du Comité exécutif ont droit à quatre semaines de vacances par an, avec une indemnisation complète.
³ En outre, les membres du Comité exécutif reçoivent une contribution forfaitaire équivalente au coût d'un abonnement général complet de 2e classe.

Art. 17a¹ Autres
¹ La présidence du Conseil des sections est indemnisée pour son travail. Le montant de l'indemnisation est fixé par l'Assemblée des délégué-e-s.
² Les présidences des Commissions thématiques sont indemnisés pour leur travail. Le montant de l'indemnisation est fixé par l'Assemblée des délégué-e-s.
³ Les membres de la Commission de contrôle sont indemnisé-e-s pour leur travail. Le montant de l’indemnisation est fixé par l’Assemblée des délégué-e-s

Art. 18 Définitions
¹ Une dépenses est une charge qu'une personne a avancée pour l'UNES, indépendamment du fait que cette personne en ait bénéficié personnellement.
² Les frais sont des charges qui servent directement à la réalisation du but de l'association et dont les personnes actives au sein de l'UNES profitent en même temps personnellement.

Art. 19 Frais
¹ Les personnes travaillant au sein de l'UNES ne doivent pas avoir de couts liés à leur activité.
² Les frais ne doivent cependant pas couvrir les coûts normaux de la vie.
³ Si des frais sont nécessaires, il faut toujours choisir la variante la moins chère parmi celles qui sont acceptables.

Art. 20 Frais de déplacement
¹ En règle générale, les frais de train en 2e classe sont remboursés.
² A partir du double du coût d'un abonnement demi-tarif, le coût d'un demi-billet est remboursé.
³ Ont droit à une indemnité de déplacement pour les réunions et les journées de travail de l'UNES :

a.

les membres des commissions ;

b.

les invité·e·s officiel·le·s dont les frais de déplacement ne sont pas remboursés d'une autre manière ;

c.

les collaborateur·trice·s de l'UNES pour les réunions et les journées de travail à l'extérieur ;

d.

les représentant·e·s de l'UNES dans les organes, si leurs frais ne sont pas couverts par l’organe dans lequel ils siègent.

⁴ Les membres du Comité exécutif n'ont pas droit au remboursement de leurs frais de déplacement en Suisse.

Art. 21 Formulaire de remboursement des frais
¹ Les frais ne sont remboursés que si un formulaire de demande de remboursement des frais dûment rempli et accompagné de tous les reçus est présenté pour le règlement.
² La personne soussignée est responsable de l'exactitude et de l'exhaustivité des instructions et des pièces justificatives.

Art. 22 Comptes annuels
¹ L'Assemblée des délégué·e·s approuve les comptes annuels lors de la session ordinaire du semestre de printemps.
² Les comptes annuels se composent

a.

du compte de résultat ;

b.

du bilan à la fin de l'exercice ;

c.

de la comparaison des comptes avec le budget ;

d.

du rapport de révision ;

e.

des crédits supplémentaires approuvés ;

f.

des comptes des fonds.

Art. 23 Révision des comptes
¹ Un contrôle restreint est effectué par l'organe de révision des comptes conformément à l'art. 13 des statuts.
² Un contrôle ordinaire doit être effectué à la demande de l'Assemblée des délégué·e·s, du Conseil des sections ou de la CdC.

Art. 24 Affectation du résultat
¹ Le résultat est généralement affecté aux capitaux propres.
² L'Assemblée des délégué·e·s décide des exceptions, des procédures alternatives peuvent être proposées par des amendements aux comptes.

Art. 25 Dispositions relatives à la révision
Le présent règlement est soumis aux dispositions relatives à la révision conformément à l'article 41 des statuts.

Art. 26 Version
¹ Le présent règlement a été adopté par la 184e Assemblée des délégué·e·s.
² Il entre en vigueur le 01.01.2025.